E-Rechnung: Zentraler Rechnungseingang
Ab 01.01.2026 nehmen wir grundsätzlich nur noch E-Rechnungen an.
Nur in Ausnahmefällen nehmen wir die Regelungen laut Wachstumschancengesetz in Anspruch, wonach z.B. für Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 € PDF-Rechnungen noch angenommen werden.
Die Deutschen Institute für Textil- und Faserforschung Denkendorf (DITF) sind verpflichtet, jeden Dienstleister und Lieferanten über diese Pflicht in Kenntnis zu setzen. Die neuen Beschaffungsformulare werden künftig die Regelungen zum 01.01.2026 enthalten. Bitte klären Sie die Rechnungsstellung möglichst bereits bei der Angebotsanfrage.
Für eine elektronische Rechnungsstellung verwenden Sie bitte ausschließlich den zentralen Rechnungseingang https://service-bw.de/erechnung unter Angabe der Leitweg-ID.
Vorgaben und Anleitung
Link: Anleitung zur Erstellung einer XRechnung
Ihr Rechnungsdokument muss im Standard XRechnung oder einem anderen der Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden und im Feld Buyer-Reference (BT-10) unsere Leitweg-ID aufweisen.
Es gelten die über https://service-bw.de/erechnung einsehbaren Nutzungsbedingungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg in der zum Zeitpunkt der Einbringung der elektronischen Rechnung gültigen Fassung.
Eine erstellte XRechnung können Sie hier auf Richtigkeit validieren: https://erechnungsvalidator.service-bw.de
Leitweg-ID:
08116015-U0001-73
PEPPOL-Anbindung
Die Zusendung über das PEPPOL-Netz ist möglich. Bitte beachten Sie hierfür die um ein Präfix erweiterte Leitweg-ID:
PEPPOL-ID: 0204:08116015-U0001-73
FAQs zur E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung ist laut ERechVOBW eine Rechnung, welche in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.
Ein Beispiel für eine E-Rechnung sehen sie hier.
Rechnungen wie z.B. im pdf-Format sind keine E-Rechnungen nach dieser Vorschrift.
Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe in der E-Rechnung. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die E-Rechnung über den zentralen Rechnungseingang bei https://service-bw.de/erechnung den DITF zugeordnet werden. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die Bezahlung einer Rechnung angestoßen werden.
Sie übermitteln die E-Rechnung über den zentralen Rechnungseingang bei https://service-bw.de/erechnung unter Angabe einer Leitweg-ID, damit die Rechnung auch den DITF zugeordnet werden kann.
E-Rechnungen werden nur in diesen strukturierten elektronischen Rechnungsformaten unterstützt:
• XML-Dokument im Standard X-Rechnung oder konform zur EU-Norm 16931
• PDF-Dokument im Format ZUGFeRD 2.0 (PDF mit eingebettetem, strukturierten XMLDokument, das der EU-Norm entspricht)
Die Inhalte einer E-Rechnung sind verpflichtend mit der Bankverbindung, den Zahlungsbedingungen, der E-Mailadresse des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders, den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen und der Leitweg-ID.
Es wird davon ausgegangen, dass die gängige Buchhaltungssysteme in nächster Zeit Funktionalitäten zur Erzeugung von elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung anbieten werden. Alternativ bieten verschiedene Anbieter den Unternehmen die Erstellung einer E-Rechnung an.
Weitere Informationen über den zentralen Rechnungseingang können Sie unter https://service-bw.de/erechnung einsehen.
Die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen aus dem Nicht-EU-Ausland ist nach § 3 Abs. 4 ERech VOBW nicht verpflichtend, wenn der Rechnungssteller nicht über die erforderlichen technischen Möglichkeiten verfügt.
Ab dem 01.01.2026 dürfen unabhängig vom Rechnungsbetrag ausschließlich E-Rechnungen angenommen werden.
Die E-Rechnungen sollen künftig nach § 8 ERech VOBW von der Ausstellung bis zur Archivierung medienbruchfrei verarbeitet werden.
Das Serviceportal service-bw.de nimmt die E-Rechnungen für Einrichtungen des Landes zentral an. Bei der Übermittlung über das Serviceportal werden die Inhalte der E-Rechnung auf Vollständigkeit oder auf Schadprogramme geprüft.
Nur noch Rechnungen bis einschließlich 250 € netto werden ab 01.01.2026 als PDF etc. angenommen unter rechnungswesen@ditf.de.