E-Rechnung: Zentraler Rechnungseintrag

Ab dem 01. Januar 2022 sind Sie als öffentlicher Auftragnehmer der Deutschen Institute für Textil- und Faserforschung Denkendorf (DITF) nach § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz gilt nur für Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer.

Für eine elektronische Rechnungsstellung verwenden Sie bitte ausschließlich den zentralen Rechnungseingang https://service-bw.de/erechnung unter Angabe der Leitweg-ID.

Vorgaben und Anleitung

Link: Anleitung zur Erstellung einer XRechnung

Ihr Rechnungsdokument muss im Standard XRechnung oder einem anderen der Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden und im Feld Buyer-Reference (BT-10) unsere Leitweg-ID aufweisen.

Es gelten die über https://service-bw.de/erechnung einsehbaren Nutzungsbedingungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg in der zum Zeitpunkt der Einbringung der elektronischen Rechnung gültigen Fassung.

Leitweg-ID

08116015-U0001-73

FAQs zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist laut ERechVOBW eine Rechnung, welche in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

Ein Beispiel für eine E-Rechnung sehen sie hier.

Rechnungen wie z.B. im pdf-Format sind keine E-Rechnungen nach dieser Vorschrift.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe in der E-Rechnung. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die E-Rechnung über den zentralen Rechnungseingang bei https://service-bw.de/erechnung den DITF zugeordnet werden. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die Bezahlung einer Rechnung angestoßen werden.

Wie kann ich eine E-Rechnung übersenden?

Sie übermitteln die E-Rechnung über den zentralen Rechnungseingang bei https://service-bw.de/erechnung unter Angabe einer Leitweg-ID, damit die Rechnung auch den DITF zugeordnet werden kann.

In welchem Format wird eine E-Rechnung angenommen?

E-Rechnungen werden nur in diesen strukturierten elektronischen Rechnungsformaten unterstützt:

• XML-Dokument im Standard X-Rechnung oder konform zur EU-Norm 16931

• PDF-Dokument im Format ZUGFeRD 2.0 (PDF mit eingebettetem, strukturierten XMLDokument, das der EU-Norm entspricht)

Was muss in einer E-Rechnung enthalten sein?

Die Inhalte einer E-Rechnung sind verpflichtend mit der Bankverbindung, den Zahlungsbedingungen, der E-Mailadresse des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders, den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen und der Leitweg-ID.

Wie kann ich als Unternehmen eine E-Rechnung erstellen?

Es wird davon ausgegangen, dass die gängige Buchhaltungssysteme in nächster Zeit Funktionalitäten zur Erzeugung von elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung anbieten werden. Alternativ bieten verschiedene Anbieter den Unternehmen die Erstellung einer E-Rechnung an.

Wie melde ich den Rechnungsempfänger alternativ an z.B. bei Anmeldeformularen für Tagungen?

Die E-Rechnung kann mit der erforderlichen Leitweg-ID an die E-Mailadresse rechnung@service-bw.bwl.de versandt werden.

Weitere Informationen über den zentralen Rechnungseingang können Sie unter https://service-bw.de/erechnung einsehen.

Sind Unternehmen im Nicht-EU-Ausland zu der Erstellung einer E-Rechnung verpflichtet?

Die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen aus dem Nicht-EU-Ausland ist nach § 3 Abs. 4 ERech VOBW nicht verpflichtend, wenn der Rechnungssteller nicht über die erforderlichen technischen Möglichkeiten verfügt.

Wann werden E-Rechnungen <1.000 € netto verpflichtend?

Ab dem 01.01.2026 dürfen unabhängig vom Rechnungsbetrag ausschließlich E-Rechnungen angenommen werden.

Warum wird auf E-Rechnung umgestellt?

Die E-Rechnungen sollen künftig nach § 8 ERech VOBW von der Ausstellung bis zur Archivierung medienbruchfrei verarbeitet werden.

Warum werden die Rechnungen per E-Rechnung künftig über service-bw.de angenommen?

Das Serviceportal service-bw.de nimmt die E-Rechnungen für Einrichtungen des Landes zentral an. Bei der Übermittlung über das Serviceportal werden die Inhalte der E-Rechnung auf Vollständigkeit oder auf Schadprogramme geprüft.

Werden pdf-Rechnungen, Papierrechnungen etc. weiterhin angenommen?

Rechnungen bis einschließlich 1.000 € netto werden bis zum 31.12.2025 in dieser Form angenommen. Ab 01.01.2026 dürfen ausschließlich E-Rechnungen angenommen werden.

Die Rechnungen bis einschließlich 1.000 € netto werden bis 31.12.2025 als pdf etc. angenommen unter:

"Mail hinzufügen"

Wer sind meine Ansprechpartner*innen bei Fragen zur Rechnungsstellung?

Bei technischen Fragen zum zentralen Rechnungseingang für E-Rechnungen wenden Sie sich bitte an: service-bw@im.bwl.de